Поиск
  • pr_lunch

Инструкция по безопасности для организатора пресс-тура

Инструкция по безопасности или 10 практических советов

начинающим PR специалистам в организации пресс-тура.

У вас контракт на проведение пресс-тура? Не спешите радоваться, составьте полный check-list ( или воспользуйтесь моим шаблоном по ссылке http://bit.ly/press_tour_checklist ) всех сопутствующих задач и ключевых моментов поездки. Скорее всего, возникнет необходимость разработать и согласовать с Клиентом дополнительный документ (ТЗ или доп. соглашение), регламентирующий характер и хронику действий. Если какой-то из этапов тура отсутствует в документе и не закрывается Клиентом или другим подрядчиком, то скорее всего, это предстоит решать вам, при чем в срочном порядке и даже бесплатно. Так, например, иногда инициатива Клиента по приобретению бюджетных билетов влечет за собой дополнительные расходы на питание и трансферы в период стыковки рейсов. Оговорите даже эти мелочи. Нам важна каждая деталь, из этого складывается проект, который начинается с грамотного планирования. Планировать будем много: маршрут, программу, вовлечение и размещение публикаций.

Начнём с маршрута.

Совет № 1: Отправляясь в экзотические страны, заранее подумайте о комфорте пребывания и такие моменты, как качество питания, прививки, полноценная страховка для выезжающих за рубеж. Помониторьте геополитическую обстановку. Постарайтесь приехать на площадку заранее.

С одной стороны, старая добрая Европа, в которой сотни раз побывал каждый уважающий себя журналист, где так легко и удобно с точки зрения организации. С другой стороны, можно рассмотреть такие экзотические места, как Япония, Мексика, Австралия, Индия, ну и конечно страны Карибского бассейна, Юго-восточной Азии, Африки, чтобы увеличить поток впечатлений и расширить список желающих. В первом случае, вам придётся удивить журналистов особенной программой, а во втором проявить высший пилотаж с организационно-технической точки зрения.

Речь здесь не только о логистике, но и о безопасности жизни, охране здоровья и комфорте гостей. Имеет смысл продумать комфорт пребывания и такие моменты, как качество питания, прививки от всевозможных вирусов, полноценная страховка для выезжающих за рубеж, помониторить геополитическую обстановку. Иногда за экзотикой можно и на Байкал съездить или острова Курильские посетить. Удивительное рядом.

Одним словом, взвешивайте и обсуждайте с Клиентом все особенности каждого маршрута. Уточняйте все операционные моменты проекта, если потребуются сложные стыковки рейсов и трансферы. В таких случаях лучше прилететь заранее на площадку для подготовительных работ, а сопровождение журналистов доверить своему помощнику. Возможно, вам пригодится в качестве примера табличка*, которой я пользуюсь для систематизации данных об индивидуальных особенностях и предпочтениях гостей.

Совет № 2: Бумажную артиллерию в виде пресс-китов, папок, ручек, блокнотов и пр. можно отправить посылкой заранее ли произвести/закупить на месте, освободив место для гаджетов, переходников и камер.

Собираем чемодан

Что не забыть взять с собой в пресс-тур, чтобы не оказаться на пресс-завтраке в одном купальном костюме (так тоже можно, но это уже совсем другая история). В действительности, помимо традиционного списка вещей, вам потребуется дополнительная сумка или второй багаж, формат которой позволял бы взять ее с собой в салон самолета. Содержимое такого второго багажа зависит от бюджета на непредвиденные расходы, а также от условий размещения. Тенденции минимализма и выбор эко темы тура требуют от пиарщика более тщательной подготовки, что называется, «от палатки до навигатора».

Я предпочитаю брать с собой личную фото камеру, несмотря на то, что иногда получается включить в список (обосновать клиенту необходимость) профессионального фотографа. По крайней мере, у вас всегда будут нужные кадры для отчета. Гаджеты, зарядные устройства к ним, флэшки, жесткие диски, универсальный удлинитель – никогда не будут лишними. Микрофоны для мероприятий всегда будет можно забронировать в конференц-зале отеля, а вот если ваша экскурсия будет проходить в горах, то без аренды комплектов радио-наушников для гостей и радио микрофона для гида не обойтись; иногда дешевле взять такое оборудование с собой, чем искать на месте. Сразу проверьте батарейки и захватите запасные на всякий случай.

Не забудьте (и предупредите о такой нужности журналистов) про адаптер для сети, если путешествуете в США, Австралию, Новую Зеландию, Японию и т.п. Записывать интервью лучше на простой диктофон, так как телефоны имеют свойство быстро разряжаться от использования этой функции. Бумажную артиллерию в виде пресс-китов (кстати, на диске или флэшке удобнее), папок, ручек, блокнотов и пр. можно отправить посылкой заранее или произвести/закупить на месте, если уверены в подрядчиках и сроках.

Совет № 3: Подготовьте спецпакет или раздаточный материал: индивидуальный конвертик с программой тура, важными номерами телефонов, адресом отеля, “позывными” участников в сетях, а также милыми браслетами-бейджами (более элегантно и удобно по сравнению со шнурком на шее). Не забудьте положить копии анкет пограничных/таможенных служб страны назначения.

"Ремни пристегнуты, гаджеты заряжены, подготовительная суета позади, можно и отдохнуть", - думается пиарщику перед вылетом в пресс-тур. На самом деле основная работа только начинается! Обычно легко путешествовать и эффективно работать получается не у многих, поэтому лучше сразу избавиться от иллюзий и настроиться на второе. Человек слаб, а мозг наш ленив, как утверждает наука в последнее время, поэтому заведите сразу небольшой рабочий блокнот. Ну, уговорили, дневник путешественника, ведь мы с вами всё же в пути. На каждой странице отметьте ключевой этап тура в виде двух колонок: КЛИЕНТ и ПРЕССА. Это поможет расставить приоритеты и учесть интересы каждой стороны. Далее на примерах станет понятно, почему это не совсем бесполезная штука.

А пока ваш медийный десант не изнурён путешествием и дописывает check-in статус в сети, сидя у иллюминатора (надеюсь, вы уже позаботились об оригинальных хэштегах тура, а также учли гастрономические предпочтения журналистов в полёте) - самое время вручить спец пакет или раздаточный материал. Материалы, отправленные по электронной почте, обычно мало кто распечатывает, чтобы оптимизировать багаж или проявить уважение к матушке-природе.

Таким образом, индивидуальный конвертик с программой тура, важными номерами телефонов, адресом отеля, «позывными» участников в сетях (заодно увеличите охват кросс-отметками и ссылками), а также милыми браслетами-бейджами (более элегантно и удобно по сравнению со шнуром на шее) окажется очень кстати. Не забудьте вложить в такой конверт копии анкет пограничных/таможенных служб страны назначения, чтобы по прибытии сэкономить время на процедуру оформления. Можно сказать, что мы практически готовы к взлету и теперь можно пройтись по основным пунктам программы нашего check-list – «дневника путешественника». На самом деле будет правильнее представить Клиента в роли пилота, а себя - PR-стюардессой, которой поручили сопроводить борт творческих пассажиров с самыми разнообразными запросами. Кстати, не стесняйтесь уточнять такие запросы, чтобы потом не терять полдня на поиск кошерной еды на вынос или вызывать врача в цветочное поле человеку, страдающего аллергией. Чтобы не проходить через такой опыт еще раз, я стараюсь занести максимум индивидуальных особенностей и предпочтений в таблицу.

Курица или рыба: как расставить приоритеты в культурной программе тура, когда от вас ждут хлеба и зрелищ

Совет №4: Составляйте реальное расписание, учитывайте разницу во времени. В середине дня можно выделить небольшое окно личного времени для журналистов. Таким образом, в первую половину дня можно изучить все нюансы производства клиентского продукта, а вечером закрепить знания на семинаре/мастер-классе в формате ужина, коктейля, игры или пикника.

Пожалуй, следующий уровень применения ваших дипломатических способностей по прибытию будет заключаться в том, чтобы соблюсти интересы всех участников процесса. Основное правило здесь: договариваться со всеми на берегу, чтобы не работать в предлагаемых обстоятельствах. С Клиентом - о том, чтобы программа была составлена не слишком плотно, и у журналистов было немного личного времени, а с гостями - о том, что посещение семинара, экскурсии является такой же обязательной частью программы, как, например, ужин или завтрак.

Поскольку заключение договоров с журналистами на участие в пресс-туре в нашей стране не практикуется, надо быть готовым ко встрече с непредсказуемым человеческим фактором. Лучше перенести на вторую половину дня важную пресс-конференцию, чем с раннего утра загораживать от Клиента проектором или ролл-апом фигуры отдыхающих на пляже журналистов, которые совсем не спешат к вам присоединиться.

Учитывайте разницу во времени и особенность творческой братии начинать работу ближе к полудню - и у вас будет вполне реальное расписание. В моей практике был случай, когда Клиент решил часть журналистов вывезти на автобусе, а часть отправить поездом. В итоге на следующее утро на пресс-завтраке присутствовала только вторая группа, а первая просто отсыпалась и приходила в себя после изнурительной поездки на автобусе, который сломался посреди ночи.

Подготовьте к этому Клиента, иначе при каждом изменении времени, представитель какого-нибудь немецкого или швейцарского бренда дрожащей рукою от паники задержки программы, будет срезать ваш гонорар. Особенно это актуально, если у вас на борту не только журналисты, но и звезды (кстати, последние обратно тоже летят бизнес-классом).

Как ни странно, но люди лучше всего помнят то, что произошло в начале и в конце дня, а все, что происходит между, воспринимается размыто. Следовательно, в середине дня можно выделить небольшое окно личного времени вашим гостям. Таким образом, в первую половину дня можно изучить все нюансы производства клиентского продукта, а вечером закрепить знания на семинаре/мастер классе в формате ужина, коктейля, игры или пикника. По крайней мере, так вы не будете напоминать себе вожатого с отрядом непослушных школьников на экскурсии или маму-утку на прогулке.

Согласно купленным билетам: управляем ожиданиями клиента и возможностями журналиста.

Как упаковать информацию для каждого журналиста, чтобы соблюсти право на эксклюзив.

Совет №5: Управляйте ожиданиями. Постарайтесь договориться с каждым изданием изначально о том, под каким ракурсом они будут рассказывать о продукте клиента.

Как правило, Клиент желает видеть в пресс-туре представителей ключевых изданий, пишущих об одной и той же теме, и вот у вас в салоне самолёта весь цвет глянца, конкурирующих между собой журналов/ресурсов. Угадайте, что сделает журналист сразу же, как побеседует с Клиентом о новом продукте? Правильно, выйдет в интернет и передаст заметку в редакцию. Это бизнес и ничего личного. Что остаётся сделать второму журналисту - 90% повторить материал коллеги, добавив новое фото (хорошо, если это не снимок с экрана проектора или лоу-рез с сайта, ведь вы заранее раздали флэшки со всеми пэкшотами и гайдлайнами продукта). Как правило, срочность и актуальность - незыблемые ценности для новостника, в то время, как lifestyle и профильные СМИ будут фокусироваться на исследовании продукта и его пользе для общественности.

Чтобы избежать повторений и сражений за эксклюзив, постарайтесь договориться с каждым изданием изначально о том, под каким ракурсом они будут рассказывать о продукте Клиента. Поставьте в известность об этом Клиента. Ожиданиями надо управлять, иначе от вас будут требовать развёрнутого интервью с первым лицом компании на первой полосе новостного портала или искать сноску на упоминание о продукте на обложке глянца. Конечно, и такие варианты возможны, но "согласно купленным билетам", как говорится, а значит, такие масштабные размещения оговариваются дополнительно и претендуют на эксклюзив. Особенно это важно прорабатывать с иностранными Клиентами, которые не знакомы со спецификой отечественного медиа рынка. Так, в некоторых странах, одно и то же глянцевое издание может выходить с разной периодичностью и занимать совершенно разные рейтинговые позиции. Помню, как пришлось на цифрах убеждать Клиента рассматривать заметку на сайте издания, отговаривая от печатной версии, чтобы не опоздать с информацией и не промахнуться с охватом. Как оказалось впоследствии, в их стране, этот ресурс представлял собою скорее блог с рецептами и гороскопами, нежели полноценный женский портал.

Совет № 6: Предвосхищайте. Не ограничивайтесь стандартным рассказом об истории марки, найдите для каждого издания свои уникальные материалы/форматы.

Когда каждому пассажиру требуется уделить отдельное внимание, авиакомпания обычно предусматривает индивидуальное меню или особое место в салоне, но по предварительному заказу. Также и здесь, предварительно необходимо проговорить с каждым журналистом о том, на чём он сделает акценты в своём материале. Здесь вам может быть в помощь наш дневник путешественника с волшебными полями "КЛИЕНТ" и "ПРЕССА". На деле это будет выглядеть как наброски напротив каждого издания о тех нюансах продукта, которые были бы интересны конкретному журналу.

Например, beauty журналист может опустить информацию о том, как умножается капитал наследниками бренда, но с удовольствием отметит то, что философия марки не предполагает тестирования на животных и добавления искусственных красителей. В то же время, журналист делового ресурса с удовольствием расспросит о первоначальном капитале бренда и поинтересуется ситуацией на рынке акций.

Это значит, что в вашем блокноте напротив графы "КЛИЕНТ" появятся строчки о том, что необходимо собрать материал для таких потенциальных запросов. Соответственно в колонке "ПРЕССА" будет отметка о том, что для данного издания актуальна такая-то информация. В таком формате будет удобно распределять визуальный материал, вписав номер фото файла в соответствующую графу «ПРЕССА».

Совет № 7: Задавайте тон. Не верьте, что не надо готовить список вопросов на конференцию. Откройте сессию актуальными вопросами, которые интересны и клиенту, и журналистам.

Одним словом, предвосхищайте! Заметили скучающего редактора за круглым столом, отправьте ему сообщение о том, что у вас для него уникальный материал. Это может быть что-то из заготовок, как мы разбирали выше, либо экспромт в виде специального интервью с труднодоступным представителем бренда. Проработайте такую тактику заранее с Клиентом (объясните, почему не стоит жадничать материалом и ограничиваться стандартным рассказом об истории марки), чтобы быть всегда на шаг впереди. Даже если у вас не получиться удивить журналиста, что нормально в мире информационного шума сегодня, то пробудить интерес и подать вовремя нужный инсайт - под силу каждому.

В таком же ключе вам будет легко собрать обратную связь. Не верьте, что не надо готовить список вопросов на конференцию. Возьмите инициативу в свои руки и откройте сессию актуальными вопросами, которые интересны и Клиенту, и журналистам. Всегда найдётся какой-нибудь провокатор, который после коктейля в баре решит рассказать неуместный анекдот или узнать подробности о личной жизни спикера.

Разбираем чемодан: пост-релизы, фото и видео материалы – скоропортящийся груз!

Рекомендации, благодарности и сувениры имеют значение.

Совет №8: Чем раньше вы отправите пост-релиз, тем раньше появится желанное размещение в прессе. Помните, вы везёте скоропортящийся товар - информацию о новом продукте.

Совет №9: Не забудьте подарить своим пассажирам памятные сувениры от себя лично и подарки от имени клиента.

Когда все вопросы заданы, истории рассказаны, картинки сфотографированы и вы ожидаете посадку в самолёт, не забудьте зарядить ноутбук и бросить наш блокнот дневник путешественника в ручную кладь.

Помните, вы везёте скоропортящийся товар - информацию о новом продукте! Чем раньше вы отправите пост-релиз, тем раньше появится желанное размещение в прессе. Я обычно начинаю работать прямо в самолете, пока впечатление свежо, и мегаполис не успел поглотить тебя прямо у трапа. Классический клиентский релиз лучше отредактировать и при отправлении каждому изданию не полениться добавить к нему индивидуальный/уникальный материал. Здесь на помощь приходит наш блокнот, где уже отмечены те нюансы, которые были интересны конкретному изданию.

Таким образом, каждый журналист получит индивидуальный релиз и фото материалы, а значит, есть вероятность, что у вас будут не copy&past публикации с одинаковым пэкшотом. Для этого существует рекламное размещение, (наверняка, Клиент уже забукировал такие поверхности поддержать лонч продукта), в то время как PR решает иные задачи.

Не забудьте подарить своим пассажирам памятные сувениры от себя лично и подарки от имени Клиента. Это всегда поднимает настроение и оставляет приятные воспоминания. С целью приобщить представителей СМИ к своей корпоративной культуре, многие Клиенты выбирают презенты с особым значением, подчеркивая причастность к бренду: клубная символика, карты, сертификаты, статус специального гостя на мероприятиях и т.п.

Надеюсь, что ваше путешествие прошло успешно, Клиент остался доволен, журналисты отдохнули и у многих появился и уникальный материал, и вдохновение. Без вдохновения трудно писать красиво.

Совет No.10: Помните, никто из журналистов не просыпается с мыслью о том, что нужно срочно посетить какой-нибудь корпоративный сайт какого-нибудь уникального бренда по случаю запуска новой продуктовой линейки! Гораздо интереснее прийти в офис, когда с утра на твоем рабочем столе - фотоальбом с пейзажами из поездки, пара редких сувениров, в ленте - восторженные комментарии к постам, а в почте – все необходимое для прекрасной статьи.


Просмотров: 14

PR  LUNCH  -  отраслевой образовательный подкаст о пиар кухне для PR специалистов и представителей малого бизнеса.

Такой формат онлайн обучения можно совместить с бизнес ланчем. Почему «ланч» присутствует в названии?

Дело в том, что по статистике более 70% PR специалистов обедают за рабочим столом (это еще докоронакризисная реальность).

Если пиарщику выпадает случай пообедать не во время ужина, то обычно такой ланч совмещается со встречей или самообразованием. Предприниматели также к обеду относятся по-деловому, ведь грамотно организованный ланч может стать залогом процветающего бизнеса и разумной экономии, например, если совместить трапезу с онлайн обучением или переговорами с партнёром.

В подкасте присутствуют мини-лекции по итогам проведённых тренингов, а также интервью с профессионалами отрасли: PR директорами крупных компаний, пресс-секретарями государственных организаций, маркетологами, экспертами рекламного комьюнити и предпринимателями. Удобный аудио формат интервью или тренинга позволяет совмещать полезную информацию с бизнес ланчем, спортзалом или пробежкой. Образовательные подкасты направляются в формате закрытой ссылки и сопровождаются презентационным материалом. По итогам тренинга начинающий специалист получает базу СМИ или инфлюенсеров для работы, а практикующий пиарщик - рекомендации для расширения нетворкинга.

©️все права на материалы сайта, а также бренд и концепция подкаст тренинга «PR LUNCH»  принадлежат Максимовой Валентине.